Localizzazione dei veicoli aziendali: in che misura è consentito?

Il controllo dei veicoli aziendali, se da un lato offre grandi vantaggi per il fleet management, dall’altro può causare preoccupazione tra i datori di lavoro e tra i dipendenti.

Le domande più frequenti riguardano infatti non soltanto le tecnologie utilizzate ma gli aspetti legali relativi alla privacy e alla tutela dei diritti dei lavoratori.

Relativamente ai diritti dei dipendenti, l’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori non esclude che possano essere impiegati dal datore di lavoro impianti audiovisivi e altri strumenti che permettono di controllare a distanza l’attività di un lavoratore: ciò deve però essere fatto esclusivamente per esigenze organizzative e produttive e per la sicurezza del lavoro e la tutela del patrimonio aziendale. La norma precisa, inoltre, che questi strumenti possono essere installati solo previo accordo con le rappresentanze sindacali o, in difetto, con l’autorizzazione dell’ITL (Ispettorato Territoriale del Lavoro) competente.

Dunque, lo Statuto dei Lavoratori non esclude a priori la possibilità di localizzare i veicoli aziendali ma ne subordina l’attuabilità a determinate finalità e al rilascio di apposita autorizzazione.

In termini di privacy, invece, dal momento che i dati relativi all’ubicazione dei veicoli aziendali, in quanto (direttamente o indirettamente) associati ai lavoratori, costituiscono informazioni personali riferibili a questi ultimi, il Garante si è pronunciato più volte sul punto ammettendone il trattamento purché ciò sia fatto rispettando le norme del GDPR, nello specifico:

– il datore di lavoro deve trattare solo alcuni dati quali l’ubicazione del veicolo, la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato e, infine, la velocità media del veicolo (restando ovviamente riservata – alle competenti autorità la contestazione di eventuali violazioni dei limiti di velocità fissati dal Codice della Strada);

– la posizione del veicolo, di regola, non deve essere monitorata continuativamente. Non è dunque possibile – la rilevazione della posizione anche durante la pausa dall’attività lavorativa;

– la conservazione dei dati raccolti deve essere conforme ai principi di minimizzazione e di limitazione della conservazione (una pronuncia del Garante della Privacy di gennaio 2025 in materia ha considerato non conforme a detti principi una conservazione di tali dati per un periodo di 180 giorni);

– al lavoratore deve essere fornita una informativa privacy indicante la natura dei dati trattati e le caratteristiche del sistema, in modo che risulti chiaramente che il veicolo è soggetto a localizzazione;

– sui veicoli dotati di localizzatori GPS devono essere collocate vetrofanie recanti la dizione “veicolo sottoposto a localizzazione”;

– presso il titolare del trattamento i dati relativi alla localizzazione dei veicoli devono essere trattati unicamente dagli incaricati che, in ragione delle mansioni svolte, devono poter accedere a tali informazioni per dare attuazione ai propri compiti (per esempio, il personale operante nell’ambito della gestione delle risorse umane);

– gli operatori economici che forniscono detti servizi di localizzazione del veicolo, essendo terzi rispetto al titolare del trattamento, devono essere designati responsabili del trattamento.

Dette disposizioni devono inoltre essere rispettate anche nel caso in cui i dati di localizzazione del veicolo non siano associati immediatamente dal sistema informativo al nominativo dei lavoratori interessati, dal momento che il datore di lavoro, titolare del trattamento, è in condizione di risalire in ogni momento al lavoratore di volta in volta assegnatario di ciascun veicolo.

Dunque, rispettando le regole soprarichiamate, non vi sono impedimenti nemmeno sotto il profilo della privacy.

Il presente articolo non intende fornire un parere legale e, per l’effetto, non può essere considerato sostitutivo di una consulenza legale specifica.